Digital Workplace, término anglosajón cuya traducción al español es espacio de trabajo digital, es un entorno laboral compuesto por las herramientas digitales necesarias para su buen uso y funcionamiento, permitiendo el desarrollo del mismo desde cualquier lugar.
¿Qué es Digital Workplace?
Digital Workplace hace referencia a los entornos de trabajo que han integrado, de forma eficiente, las herramientas digitales necesarias para lograr crear un espacio de trabajo digital.
Esta tecnología permite alinear las personas con los procesos de negocio y las herramientas de gestión, con el fin de alcanzar la máxima eficiencia y cumplir con los objetivos empresariales.
Entre las herramientas necesarias se pueden encontrar aplicaciones móviles, el Internet de las Cosas, Inteligencia Artificial, entre muchas otras.
Entre los motivos para promover un Digital Workplace y desarrollarlo en una organización encontramos en primer lugar el más básico, la transformación digital.
Todo a nuestro alrededor está en constante cambio, la tecnología está llegando a todos los espacios y objetos de nuestro día a día no iban a ser menos los lugares de trabajo.
Todas las empresas que, por su sector lo permitan, ya han comenzado a desarrollar un espacio de trabajo digital o van en camino de ello.
Gestionar y agrupar todo de tal manera que se pueda acceder desde cualquier lugar sin que esto suponga un impedimento en el rendimiento laboral.
Otras de las razones por los cuales establecer un Digital Workplace son:
- Mejora la comunicación, colaboración y productividad. Debido a la gestión de todas las herramientas o aplicaciones necesarias para el desarrollo del lugar de trabajo digital, hacen que se desarrolle el trabajo de forma más productiva, con una comunicación más directa y a través de diversos canales, haciendo así que la colaboración entre los equipos de trabajo sea más dinámica y directa.
- El gestionar toda la organización de forma digital permite reducir la huella física de la misma, reduciendo costes en almacenamiento y gestión de documentos físicos, además de permitir el control de la información integrada de todas las áreas digitales, siendo más seguro para la empresa.
- Permite el trabajo desde cualquier lugar, aportando al trabajador una gestión individual de su jornada laboral, con mayor flexibilidad en cuanto a horarios y lugares.
Para una buena gestión de un Digital Workplce o para conseguir uno, necesitamos las herramientas adecuadas para cada tipo de situación que se va a desarrollar.
Herramientas para poner en práctica el teletrabajo
Hoy en día, podemos encontrarnos con multitud de herramientas que facilitan esta nueva forma o alternativa para trabajar. Entre ellas, recopilamos a continuación una selección de las más utilizadas.
Herramientas para gestionar la comunicación y colaboración de equipos
Microsoft Teams
Espacio de trabajo desarrollado en la nube para la mejora de la comunicación y colaboración de los trabajadores y equipos de las empresas. Está basado en el chat Office 365, pero va más allá y refuerza las funciones colaborativas de la plataforma.
Te permite chatear, programar y hacer reuniones desde cualquier lugar, además de llamar y gestionar documentos en tiempo real.
Skype
Es la aplicación principal cuando hablamos de realizar videoconferencias. Su diseño ha ido evolucionando con el tiempo, para conseguir un diseño sencillo e intuitivo.
Google Meet
Google Meet es aplicación empresarial de Hangouts, permite realizar videollamadas y videoconferencias programando un evento en el Calendario o a través de invitaciones de correo electrónico.
Herramientas para la gestión de archivos
Google Drive
Con Google Drive puedes gestionar hasta 15 GB de archivos de forma completamente gratuita en la nube. Permite almacenar todo tipo de datos, gestionando y creando carpetas para un uso más dinámico y personalizado.
Dropbox
Permite gestionar contenidos en la nube, sincronizando documentos y archivos de una forma sencilla. También cuenta con herramientas cono Dropbox Paper, que permite la creación y gestión de documentos en la propia aplicación.
Herramientas para la gestión de las actividades personales o proyectos
Asana
Asana permite gestionar, organizar y planificar proyectos en línea, consiguiendo que los equipos se puedan enfocar en las metas, proyectos y tareas diarias de la empresa.
Hace posible administrar las prioridades y fechas límite, además de ver todos los proyectos por etapas y, de este modo, ir modificando las funciones para llegar a los objetivos.
Podio
Herramienta que permite visualizar los avances de un proyecto de forma sencilla, compartir archivos o mantener la comunicación entre los equipos de trabajo, entre otros. Todo esto en línea y con una plantilla sencilla y dinámica.
Pasos para implementar el teletrabajo
A modo conclusión, os dejamos una serie de tips y/o consejos, basados en nuestra propia experiencia, para implementar con éxito la filosofía Digital Workplace:
- Determinar qué actividades, proyectos o equipos de personas pueden ser susceptibles de funcionar bajo sistema de teletrabajo.
- Determinar los equipos, sistemas programas informáticos y medidas de seguridad necesarias.
- Forma, forma, forma, forma y forma. El teletrabajo supone un auténtico cambio cultural para el que es necesario prepararse.
- La alta dirección como ejemplo y el uso de facilitadores internos como clave del éxito.
- No hace falta implementar el teletrabajo de la noche a la mañana.
Para los interesados en implementar el teletrabajo en la oficina u optimizar la comunicación entre equipos, podéis descargar nuestro PDF en el que profundizamos en la filosofía Digital Workplace.
